اعتمد كل من سعادة الدكتور حمد بن سالم الرواحي الرئيس التنفيذي لهيئة تنظيم الاتصالات وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالهيئة العامة لتنظيم الاتصالات، حيث اعتمدا جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم: “60 /2007″، وبالرجوع إلى المادة “18” من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسئولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة لإعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، حيث قامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بهيئة تنظيم الاتصالات بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالهيئة، تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
تتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بهيئة تنظيم الاتصالات، وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
وقال سعادة الدكتور حمد بن سالم الرواحي رئيس هيئة تنظيم الاتصالات: إن الهيئة حريصة على أن تكون في مصاف المؤسسات الحكومية السباقة في تطبيق نظام الوثائق سواء المشتركة أو الخصوصية ويأتي ذلك توافقا مع المنظومة التي تعمل عليها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الهادفة الى تطبيق المنظومة لجميع المؤسسات الحكومية.
كما اوضح سعادته أن اعتماد نظام تصنيف الوثائق بالهيئة سيعمل على تحقيق ضمان السرعة والكفاءة في الاستدلال على الوثائق بالإضافة إلى مساهمته في استمرارية العمل الإداري وذلك بوضع نظام تصنيف ثابت وموحد، كذلك تيسير حفظ الوثائق وحمايتها وضمان مصادر حقوق الأشخاص والمجموعات.
من جانبه أشاد سعادة الدكتور رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتعاون والانجاز الذي حققه نظام ادارة الوثائق من قبل كافة المسؤولين في هيئة تنظيم الاتصالات وعلى رأسها سعادة الدكتور رئيس الهيئة، وقال: ان الهيئة سوف تدخل مرحلة جديدة في ما يتعلق بتنظيم الوثائق الخصوصية لهيئة تنظيم الاتصالات بإصدر قرار لتطبيق هذا النظام خلال الفترة القادمة، حيث انها انجزت تطبيق نظام الوثائق المشتركة خلال المرحلة الماضية وحاليًا هناك تكامل بين النظامين نظام الوثائق المشتركة، ونظام الوثائق الخصوصية، مضيفًا ان عدد الجهات التي اعتمد نظامها بلغ حتى الآن “38” جهة حكومية.
وأوضح سعادته ان هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بدأت العمل مع الشركات والمؤسسات التي تساهم الحكومة فيها بأكثر من “25” بالمائة حيث تم عقد اجتماع لهذا الغرض مع الرؤساء التنفيذيين لهذه المؤسسات وبدأت تلك الجهات الشروع في اعداد تنظيم هيكلي لاستحداث دوائر واقسام خاصة بالوثائق بعد ذلك يتم رفد هذه الجهات بالمختصين في مجال الوثائق والمحفوظات ويتم الشروع في تطبيق هذا النظام.
اضف تعليق